Privacyregeling AVG Stichting Vrijwillige Mantelzorg
Maart 2019
Inhoud
1. Inleiding. 2
2. Gegevens over de inzetten. 2
3. Gegevens over de vrijwilligers. 2
4. Gegevens over coördinatoren en bestuur (ook vrijwilligers). 3
5. Gegevens over de Stichting. 3
6. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking. 3
7. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie. 3
8. Rechten van betrokkenen. 3
9. Verstrekking van gegevens aan derden. 4
10. Beveiligingsmaatregelen. 4
11. Bewaartermijnen. 4
12. Wijzigingen. 4
Bijlage 1 Register van verwerkingsactiviteiten. 5
A Infrastructuur. 5
B Gegevens Vrijwilligers (in Dropbox). 5
C Gegevens Inzetten. 6
1. Inleiding
De Stichting heeft ingevolge de statuten ten doel het inzetten van vrijwilligers in de thuissituatie ter ondersteuning van de mantelzorg aan: terminale patiënten, mensen met een chronische ziekte, mensen met dementie, andere zorgbehoevenden, binnen de regio onder andere omvattende de gemeenten Best, Oirschot en Son en Breugel.
Om de doelstelling van de Stichting Vrijwillige Mantelzorg te kunnen realiseren verzamelen en bewerken we persoonsgegevens.
De betrokkenen waarvan we gegevens verzamelen zijn de vrijwillige medewerkers van de stichting (vrijwilligers, coördinatoren en bestuur) en van de personen waarvoor we de ondersteuning inzetten. Daarnaast bewerken we gegevens geanonimiseerd ten behoeve van externe verantwoording.
2. Gegevens over de inzetten
De coördinatoren verzamelen gegevens over de (aangemelde) cliënt voor zover noodzakelijk om de beoordeling te kunnen maken of een inzet van een van de vrijwilligers valt binnen de doelstelling van onze stichting. Deze gegevens worden verstrekt door de aanvrager zelf en/of zijn naaste en door de coördinatoren vastgelegd in een dossier. Dit dossier (in Dropbox) is beveiligd en alleen toegankelijk voor de coördinatoren van de Stichting en het adviserend lid vanuit het bestuur. Welke gegevens vastgelegd worden is vastgelegd in “het register van verwerkingsactiviteiten”. In het dossier kunnen ook gegevens vastgelegd worden van andere zorgverleners (incl. contactgegevens), echter alleen als dit noodzakelijk is voor de beoordeling van de lopende inzet of het vervolg er van.
3. Gegevens over de vrijwilligers
Vrijwilligers gaan een samenwerkingsovereenkomst aan met de Stichting. Hierbij worden persoonsgegevens van hen geregistreerd (naam, adres, woonplaats en geboortedatum) alsmede gegevens waaronder de vrijwilliger bereikbaar is (telefoonnummer en e-mailadres en banknummer).
Deze gegevens worden gebruikt om:
· de vrijwilliger te matchen met een inzet
· contact tussen coördinator en vrijwilliger te hebben
· versturen van interne mededelingen zoals nieuwsbrief
· uitbetalen van gemaakte kosten
4. Gegevens over coördinatoren en bestuur (ook vrijwilligers)
Coördinatoren gaan een samenwerkingsovereenkomst aan met de Stichting Vrijwillige mantelzorg. Hierbij worden persoonsgegevens van hen geregistreerd (naam, adres, woonplaats en geboortedatum) evenals bereikbaarheidsgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en banknummer).
De gegevens worden gebruikt voor:
· Contact met bestuur en vrijwilligers
· Uitbetalen van de vrijwilligersvergoeding
· Doorgeven aan koepelorganisatie VPTZ
· Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
5. Gegevens over de Stichting
De Stichting heeft om haar doel te realiseren subsidieafspraken met verschillende partijen. In het kader van de verantwoording van die subsidies verwerkt de penningmeester van de Stichting door de coördinatoren aangeleverde gegevens. Deze worden geanonimiseerd aangeleverd aan de subsidieverstrekkers.
6. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking
Vrijwillige Mantelzorg is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen Vrijwillige Mantelzorg is Toon de Vos aangewezen al contact persoon en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, naasten en andere externen. Toon de Vos is voorzitter van het bestuur, bereikbaar onder 0499-332772 of via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
7. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie
Het verwerken van de persoonsgegevens rond inzetten is binnen de Vrijwillige Mantelzorg belegd bij de coördinatoren. Zij kunnen die informatie aanpassen. Coördinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de verzamelde gegevens.
De gegevens worden gedurende de inzet aangevuld door de coördinatoren. Bij afsluiting van de inzet worden de gegevens nog maximaal 7 jaar bewaard.
8. Rechten van betrokkenen
Betrokkene hulpvrager wordt bij de start van de vraag naar de inzet van de Stichting geïnformeerd over het verwerken van gegevens. Betrokken hulpvrager heeft op elk moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien. Betrokken hulpvrager heeft het recht om de gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens. Betrokken hulpvrager kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de vrijwilliger vernoemd onder 6.
Vrijwilligers worden bij hun inzet geïnformeerd door de coördinatoren (zie verwerkingsregister). Ook zij hebben het recht de geregistreerde gegevens op verzoek in te zien en aan te passen.
9. Verstrekking van gegevens aan derden
Indien in het kader van samenwerking met derden noodzakelijk wordt met toestemming van de vrijwilliger gegevens met derden uitgewisseld.
Indien in het kader van inzet informatie uitgewisseld wordt met andere betrokken zorgverleners in het belang van de inzet dan is dit mogelijk. De cliënt wordt hierover altijd geïnformeerd.
Ten behoeve van onderzoek en statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegeven (zoals aan de benchmark VPTZ, subsidieverantwoording VWS en Gemeenten) zijn nooit te herleiden tot een persoon.
De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.
10. Beveiligingsmaatregelen
Vrijwillige Mantelzorg heeft de volgende maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen:
Technisch: Gegevens slechts beschikbaar via beveiligde toegang Dropbox en alleen voor coördinatoren en adviserend lid bestuur.
Organisatorisch: Dossiers van vrijwilligers en coördinatoren (de samenwerkingsovereenkomst) worden bewaard in een beveiligde laptop van de secretaris.
11. Bewaartermijnen
De Stichting bewaart de verzamelde gegevens maximaal zeven jaar. Na die tijd worden alle persoonsgegevens vernietigd.
12. Wijzigingen
Vrijwillige Mantelzorg behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie.
Bijlage 1 Register van verwerkingsactiviteiten
A Infrastructuur
Pc’s en IPad bij coördinatoren en bestuursleden
Mobiele telefoons
What’s App/email (niet beveiligd)- alleen anonieme gegevens
Dropbox
Papieren versie van declaraties
B Gegevens Vrijwilligers (in Dropbox)
Naam
Achternaam
Voorletters
Roepnaam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoon
Bereikbaar op
Geboortedatum
Datum selectiegesprek
Door wie
Tijden waarop beschikbaar
Andere werkzaamheden
Bezwaren
Verslag selectiegesprek
Verslag voortgangsgesprekken
Inzetten (bij wie en wanneer)
Declaratieformulier (tijd en kilometers)
C Gegevens Inzetten
In Clientdossier (in Dropbox)
Naam
Straat en huisnummer
Postcode en woonplaats
Telefoon
Geboortedatum
Man/vrouw
Burgerlijke staat
Doelgroep: terminaal/dementie of chronisch ziek
Kinderen
Huisarts
Overige zorg
Contactpersoon: Mantelzorger, adres en telefoonnummer, relatie tot de cliënt
Aanvrager
Reden van aanvraag
Datum intake/huisbezoek
Ingangsdatum inzet
Datum einde
Reden einde
Rapportage en medische gegevens
Gegevens inzet vrijwilligers (wordt beschikbaar gesteld aan in te zetten vrijwilliger)
Toestemming contact met anderen
Zorgdossier aanwezig
Huisdieren
Roken
Voortgangsrapportage
